Pisanje službenih pisama je važna vještina koja se koristi u poslovnom svijetu, ali i u svakodnevnoj komunikaciji. Ovim pismima se šalju važne informacije, primaju se odgovori ili se obavljaju dogovori. U nastavku ćemo istražiti što čini dobro napisano službeno pismo te kako ga sastaviti.
Važnost pisanja službenih pisama leži u tome što ona pomažu u uspostavljanju jasnog i formalnog načina komunikacije. Takva pisama pružaju precizne informacije i pomažu u izbjegavanju nesporazuma.
Ključna pravila za pisanje službenih pisama uključuju jasnost, suzdržanost od emocija, pravopisnu i gramatičku ispravnost te poštivanje formalnosti. Prvo je važno odrediti svrhu pisma i ciljanu publiku, zatim sastaviti uvod, tijelo teksta s bitnim informacijama te završetak. Također je važno koristiti formalni ton i pismeni jezik kako bi se osigurala profesionalnost i ozbiljnost poruke.
Primjeri službenih pisama uključuju molbu za informacijama, pritužbu na neki proizvod ili uslugu, potvrdu o zaprimanju dokumenta, zahvalnost ili čestitku, kao i prijedloge ili preporuke.
Kod pisanja službenih pisama tipične pogreške uključuju nedostatak preciznosti, upotrebu neprimjerenog tona, nepoštivanje gramatičkih pravila te nedostatak redovitosti u komunikaciji.
Savjeti za pisanje službenih pisama uključuju pažljivo provjeravanje pravopisa, gramatike i interpunkcije, izražavanje jasnih misli i ideja te korištenje primjerenog stila i tona komunikacije.
Kao samoprovjeru, postavite si sljedeća pitanja:
1. Koja je svrha ovog pisma?
2. Kome je pismo namijenjeno?
3. Jesu li informacije jasno izražene?
4. Jesam li poštovao/a pravila pravopisa i gramatike?
5. Koji je ton mog pisma?
Rješenja:
1. Svrha pisanja pisma je obaviti dogovor o poslovnoj suradnji.
2. Pismo je namijenjeno direktoru tvrtke.
3. Informacije su jasno izražene i precizne.
4. Poštovao/la sam pravila pravopisa i gramatike.
5. Ton pisma je formalan i profesionalan.
Učenici, nemojte se ustručavati koristiti ova pravila i savjete prilikom pisanja službenih pisama. Ova vještina će vam poslužiti u vašoj budućnosti neovisno o tome koji posao odaberete. Sretno sa pisanjem!